Hoofd facilitaire dienst II

Hoofd facilitaire dienst II

Terug naar overzicht

Het aandachtsgebied van de facilitaire dienst omvat naast het verblijfsgereed maken van gastenkamers en de schoonmaakwerk­zaamheden in de algemene ruimtes ook het algemeen (eerstelijns) technisch onderhoud van het pand en de buitenterreinen. Het hoofd facilitaire dienst II stuurt de (20 tot 40 (parttime)) medewerkers facilitaire dienst hiërarchisch aan via tussenchefs waarbij de focus ligt op de realisatie van de kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen (normkosten/-uren, efficiencyverbetering, voorbereiding inkoop, formuleren en uitdragen richtlijnen) en het genereren van stuurinformatie ten behoeve van het management. Functiehouder heeft een vakinhoudelijk leidinggevende.

Toegevoegde waarde

Resultaatindicatoren

Operationele coördinatie

Er is toegezien op de voortgang van werkzaamheden. Operationele zaken binnen het team zijn afgestemd en knelpunten besproken. Indien nodig is er afstemming van processen en knelpunten tussen disciplines. De naleving van voorschriften, procedures en externe regelgeving is gemonitord en gehandhaafd.

  • tevredenheid collega-disciplines;
  • personeelskosten(ontwikkeling);
  • kwaliteit dienstverlening (speed of service, klantbeleving);
  • conform voorschriften (HACCP e.d.).

Leveranciers- en voorraadbeheer

Leveringsvoorwaarden, condities en het assortiment zijn onderhandeld met leveranciers (in samenspraak met leidinggevende). Offertes zijn opgevraagd en contact met leveranciers is onderhouden.

Er is voorzien in voldoende voorraad en beschikbaarheid van middelen en apparatuur en bij bestellingen is de levering gecontroleerd (door collega’s).                                   

  • kwaliteit bijdrage inkoop;
  • kwaliteit samenwerkingsrelatie leveranciers;
  • afdoende voorraden verbruiksartikelen;
  • technische staat apparatuur/ middelen.

Personeelsmanagement

De afdeling beschikt over een bezetting met de juiste kwaliteit en kwantiteit, ook op langere termijn, waarmee de toegevoegde waarde van de afdeling wordt gerealiseerd. De resultaatbijdragen, ontwikkeling, betrokkenheid en motivatie van medewerkers zijn effectief aangestuurd.     

  • aansluiting op bedrijfsplan;
  • beschikbaarheid vereiste competenties;
  • flexibiliteit inzetbaarheid;
  • realisatie doelstellingen HR-beleid.

Verbetervoorstellen en optimalisatie

Structurele knelpunten zijn gesignaleerd en werkprocessen en procedures zijn geëvalueerd. Advies t.a.v. optimalisaties is gegeven en verbetervoorstellen zijn gedaan. Na goedkeuring zijn verbeteringen/aanpassingen geïmplementeerd.

  • tijdigheid opgepakte knelpunten;
  • juiste inschatting prioriteiten;
  • efficiënte/effectieve werkprocessen. 

Rapportage en registratie

Periodieke overzichten en rapportages zijn beschikbaar gesteld. De administratieve afhandeling van inkopen is verzorgd. Bijzonderheden t.a.v. voorraden en werklijsten e.d. zijn geregistreerd en gerapporteerd.

  • tijdigheid en bruikbaarheid overzichten/rapportages;
  • juiste registratie van bijzonderheden.

Bezwarende omstandigheden

  • Niet van toepassing.

Competentieprofiel

Kwaliteitsgericht:

  • corrigeert direct als niet aan de eisen wordt voldaan;
  • vraagt terugkoppeling van gasten over kwaliteit en service;
  • komt met voorstellen om zaken beter te doen.

Leiderschap tonen:

  • geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteit of ontwikkeling(noodzaak);
  • weet wanneer anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen;
  • geeft zonder aarzeling de eigen mening en onderbouwt deze met feiten en argumenten.

Oplossingsgericht:

  • richt zich niet op problemen, maar op oplossingen;
  • is pragmatisch, kiest voor praktische en snelle oplossingen;
  • blijft niet lang dralen in het analyseren van het probleem.

Plannen en organiseren:

  • bakent zaken af in benodigde tijd, middelen en mensen;
  • voorziet knelpunten en neemt actie;
  • schept randvoorwaarden om zaken gedaan te krijgen.

Niveau-onderscheidende kenmerken

Functiegroep

6

7 (referenties)

8

Hoofd facilitaire dienst I

Hoofd facilitaire dienst II

Hoofd facilitaire dienst III

Aantal medewerkers

  • 10 tot 20 (parttime) medewerkers;
  • 5 tot 10 fte’s.
  • 20 tot 40 (parttime) medewerkers;
  • 10 tot 20 fte’s.
  • 40 tot 60 (parttime) medewerkers;
  • 20 tot 30 fte’s.

Disciplinediversiteit

  • focus ligt op de disciplines huishouding/schoonmaak;
  • stuurt alle disciplines (zelf) direct aan.
  • focus ligt op de disciplines huishouding/schoonmaak alsook eerstelijns technisch onderhoud;
  • beschikt over een operationeel leidinggevende (tussenchef) voor een deel van de disciplines.
  • focus ligt zowel op de disciplines huishouding en schoonmaak, alsook op technisch beheer van gebouwen/terreinen;
  • beschikt over meerdere tussenchefs, stuurt het directe proces zelf aan.

Vrijheidsgraden

  • er is sprake van een vakinhoudelijk leidinggevende op enige afstand, de dagelijkse voortgang en afwijkingen zijn zelf afgehandeld;
  • besluitvorming binnen gedetailleerde randvoorwaarden van een formule of keten en/of in overleg met hoger management/eigenaar;
  • wordt primair aangesproken op de formatie-inzet.
  • legt periodiek verantwoording af en consulteert de vakinhoudelijk leidinggevende voor complexere voortgangsproblemen;
  • besluitvorming binnen de kaders zoals gesteld door de leidinggevende;
  • neemt zelfstandig beslissingen aangaande de operationele voortgang van de werkzaamheden en handelt afwijkingen zelfstandig af;
  • wordt aangesproken op personeelskosten.
  • mag/kan op onderdelen zelfstandig afwijken van de globale randvoorwaarden en informeert de (niet-vakinhoudelijk) leidinggevende over genomen maatregelen/beslissingen;
  • het ‘wat’ is een gegeven, de invulling van het ‘hoe’ wordt binnen gestelde kaders verwacht van de functiehouder;
  • wordt aangesproken op afdelingskosten (personeel, middelen, materialen).

Focus

  • (bijsturing van de) aansturing van het operationele proces;
  • denkt mee en reageert op input van of voorstellen vanuit centrale management of eigenaar en is verantwoordelijk voor kortetermijn-planning.
  • continuering en optimalisatie van het operationele proces;
  • anticipeert op verwachte ontwikkelingen voor de komende maand (bezetting, planning).
  • stuurt op de resultaten van de afdeling en adviseert over/onderbouwt het doorvoeren van veranderingen in de bedrijfsvoering;
  • anticipeert op de in de nabije toekomst (1 jaar vooruit) te verwachten ontwikkelingen en adviseert leidinggevende over hieromtrent te nemen maatregelen. 

Kennis en ervaring

  • mbo 3-4 werk- en denkniveau;
  • kennis van bedrijfsregels en richtlijnen.
  • mbo 4 werk- en denkniveau;
  • diepgaande kennis van bedrijfsregels en richtlijnen;
  • kennis van en inzicht in de ontwikkelingen binnen de eigen discipline(s).
  • mbo 4/hbo werk- en denkniveau;
  • inzicht in de effecten van ontwikkelingen in de nabije toekomst;
  • aantal jaren ervaring in een leidinggevende functie.

Downloads

Om je eigen bedrijfsfunctie op te stellen, kun je het functiedocument downloaden als Microsoft Word- of Pdf-bestand. Het functiedocument omvat een omschrijving van de referentiefunctie en de niveau-onderscheidende kenmerken. In de Word-bestanden kun je de functie herschrijven zodat deze passend is voor je eigen organisatie.