Secretaresse II
Terug naar overzichtDe secretaresse II is gericht op het faciliteren van het functioneren van de manager van een grootschalige/multi-disciplinaire afdeling of de bedrijfsleider van een kleinere vestiging. Daarnaast is hij/zij gericht op het verzorgen van in- en externe informatievoorziening en operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening ten behoeve van de afdeling/vestiging. Functiehouder heeft een vakinhoudelijk leidinggevende.
Toegevoegde waarde |
Resultaatindicatoren |
---|---|
Faciliteren van het functioneren van manager De manager is effectief gefaciliteerd en ondersteund in zijn functioneren, zodanig dat hij zich kan focussen op de eigen verantwoordelijkheden en bijdragen (bijvoorbeeld beschikbaar stellen van relevante informatie, plannen van activiteiten, opvolgen van afspraken, zelfstandig afhandelen van zaken etc.). |
|
In- en externe informatievoorziening De in- en externe informatievoorziening voor de algemeen directeur is effectief uitgevoerd, zodanig dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de voor hun relevante informatie. |
|
Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening Er is effectief invulling en uitvoering gegeven aan de diverse operationele, secretariële activiteiten, zoals het:
|
|
Bezwarende omstandigheden
- Inspannende houding en eenzijdige belasting van oog- en rugspieren bij het werken met een computer/laptop.
Competentieprofiel
Betrouwbaar / Integer:
- gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
- komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt;
- heeft de moed achter zijn daden te staan.
Flexibiliteit:
- staat open voor veranderingen die anderen voorstellen;
- schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden;
- accepteert dat werk door anderen of omstandigheden wordt bepaald.
Initiatief nemen:
- begint uit zichzelf, wacht niet af;
- heeft vertrouwen in eigen kunnen en kwaliteit;
- kijkt in het eigen werk vooruit en komt in actie als dat nodig is;
- ziet als zaken (ook buiten het eigen werk) blijven liggen en pakt ze op als dat kan.
Oog voor detail / Nauwgezet:
- is grondig, controleert de eigen werkzaamheden;
- is ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden;
- werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.
Samenwerken:
- stelt het gezamenlijke belang boven het eigen belang;
- helpt collega’s ook zonder dat ze erom vragen;
- gaat uit van het motto ‘vele handen maken licht werk’;
- heeft een prettige en plezierige omgang met collega’s.
Niveau-onderscheidende kenmerken
Functiegroep |
6 |
7 (referentie) |
8 |
---|---|---|---|
Secretaresse I |
Secretaresse II |
Secretaresse III |
|
Niveau manager |
|
|
|
Scope functie |
|
|
|
Aard van de ondersteuning |
|
|
|
Aard en gevoeligheid van het contactenveld |
|
|
|
Kennis en ervaring |
|
|
|
Downloads
Om je eigen bedrijfsfunctie op te stellen, kun je het functiedocument downloaden als Microsoft Word- of Pdf-bestand. Het functiedocument omvat een omschrijving van de referentiefunctie en de niveau-onderscheidende kenmerken. In de Word-bestanden kun je de functie herschrijven zodat deze passend is voor je eigen organisatie.