Secretaresse II

Secretaresse II

Terug naar overzicht

De secretaresse II is gericht op het faciliteren van het functioneren van de manager van een grootschalige/multi-disciplinaire afdeling of de bedrijfsleider van een kleinere vestiging. Daarnaast is hij/zij gericht op het verzorgen van in- en externe informatievoorziening en operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening ten behoeve van de afdeling/vestiging. Functiehouder heeft een vakinhoudelijk leidinggevende.

Toegevoegde waarde

Resultaatindicatoren

Faciliteren van het functioneren van manager

De manager is effectief gefaciliteerd en ondersteund in zijn functioneren, zodanig dat hij zich kan focussen op de eigen verantwoordelijkheden en bijdragen (bijvoorbeeld beschikbaar stellen van relevante informatie, plannen van activiteiten, opvolgen van afspraken, zelfstandig afhandelen van zaken etc.).

  • kwaliteit van de ondersteuning in termen van:
  • juiste afweging van prioriteiten;
  • juiste afweging van belangen;
  • tijdig attenderen op relevante zaken;
  • opvolging van afspraken;
  • aansluiting op gewenste onder­steuning door de manager.

In- en externe informatievoorziening

De in- en externe informatievoorziening voor de algemeen directeur is effectief uitgevoerd, zodanig dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de voor hun relevante informatie.

  • kwaliteit van de informatie­voorziening:
  • juistheid, volledigheid, tijdigheid;
  • juiste afweging van prioriteiten, belangen.

Operationele secretariële ondersteuning en dienstverlening

Er is effectief invulling en uitvoering gegeven aan de diverse operationele, secretariële activiteiten, zoals het:

  • redigeren en opmaken van overzichten, rapportages en documentatie aan de hand van informatie in systemen, aangereikte informatie en in veelal vaste formats;
  • organiseren, voorbereiden van vergaderingen (directie, management), maken van verslagen en opvolgen van actiepunten bij betrokkenen;
  • verzorgen en verwerken van (digitale) correspondentie;
  • beheren en actueel houden van archieven;
  • agendabeheer.
  • kwaliteit van de uitvoering in termen van:
  • geldende procedures;
  • regelingen;
  • gebruik systemen;
  • conform huisstijl;
  • toegankelijkheid stukken voor collega’s;
  • terugvindbaarheid van stukken;
  • tevredenheid contactpersonen.

Bezwarende omstandigheden

  • Inspannende houding en eenzijdige belasting van oog- en rugspieren bij het werken met een computer/laptop.

Competentieprofiel

Betrouwbaar / Integer:

  • gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
  • komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt;
  • heeft de moed achter zijn daden te staan.

Flexibiliteit:

  • staat open voor veranderingen die anderen voorstellen;
  • schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden;
  • accepteert dat werk door anderen of omstandigheden wordt bepaald.

Initiatief nemen:

  • begint uit zichzelf, wacht niet af;
  • heeft vertrouwen in eigen kunnen en kwaliteit;
  • kijkt in het eigen werk vooruit en komt in actie als dat nodig is;
  • ziet als zaken (ook buiten het eigen werk) blijven liggen en pakt ze op als dat kan.

Oog voor detail / Nauwgezet:

  • is grondig, controleert de eigen werkzaamheden;
  • is ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden;
  • werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.

Samenwerken:

  • stelt het gezamenlijke belang boven het eigen belang;
  • helpt collega’s ook zonder dat ze erom vragen;
  • gaat uit van het motto ‘vele handen maken licht werk’;
  • heeft een prettige en plezierige omgang met collega’s.

Niveau-onderscheidende kenmerken

Functiegroep

6

7 (referentie)

8

Secretaresse I

Secretaresse II

Secretaresse III

Niveau manager

  • manager van een kleinschalige afdeling binnen een vestiging.
  • manager van een grootschalige/ multidisciplinaire afdeling binnen een vestiging. OF
  • bedrijfsleider kleine vestiging.
  • bedrijfsleider van een grote vestiging.    OF
  • directeur binnen het hoofdkantoor van een functionele discipline.

Scope functie

  • scope is afdeling.
  • scope is afdeling/vestiging.
  • scope is vestiging/functionele discipline binnen gehele organisatie.

Aard van de ondersteuning

  • volgend aan activiteiten/processen binnen de)/afdeling(en);
  • nadrukkelijke aansturing door de leidinggevende/opdrachtgever;
  • werkzaamheden kennen een repeterend/standaardmatig patroon;
  • nadruk ligt op interne ondersteuning.
  • volgend aan activiteiten/processen binnen de afdeling/vestiging;
  • uitvoeren van opdrachten binnen bekende kaders, procedures;
  • idem als secretaresse I + stellen van prioriteiten;
  • in- en extern samenwerkend.
  • opvolgen van genomen besluiten;
  • anticiperen op processen en behoeften aan ondersteuning;
  • stellen van prioriteiten en inschatten van belangen;
  • intern (informeel) sturend (bijv. aanjagen, beïnvloeden, overtuigen), extern samenwerkend.

Aard en gevoelig­heid van het contactenveld

  • primair bekende interne contactpersonen;
  • contacten gericht op de uitwisseling van informatie.
  • stabiel in- en extern relatiepatroon;
  • contacten gericht op de uitwisseling van informatie.
  • intensief en gevarieerd in- en extern relatiepatroon;
  • zekerstellen van een juiste overdracht van de boodschap.

Kennis en ervaring

  • mbo 3-4 werk- en denkniveau;
  • kennis van de gehanteerde kantoorautomatisering;
  • kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • mbo 4 werk- en denkniveau;
  • kennis van de gehanteerde kantoorautomatisering;
  • mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal;
  • kennis van de interne organisatie.
  • mbo 4/hbo werk- en denkniveau;
  • kennis van de gehanteerde kantoorautomatisering;
  • kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • kennis van de interne organisatie;
  • inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen.

Downloads

Om je eigen bedrijfsfunctie op te stellen, kun je het functiedocument downloaden als Microsoft Word- of Pdf-bestand. Het functiedocument omvat een omschrijving van de referentiefunctie en de niveau-onderscheidende kenmerken. In de Word-bestanden kun je de functie herschrijven zodat deze passend is voor je eigen organisatie.