Medewerker reserveringen II

Medewerker reserveringen II

Terug naar overzicht

De medewerker reserveringen II is de backoffice van de sales-afdeling en verwerkt de door sales of online binnengekomen individuele en groepsreserveringen (inbound). De medewerker reserveringen II verstrekt informatie over (on)mogelijkheden van de aan­vraag (met name beschikbaarheid), stelt standaard-offertes op en verwerkt boekingsgegevens. Afwegingen vinden voornamelijk plaats binnen geldende kaders en richtlijnen m.b.t. de optimali­satie van de bezetting en opbrengst. Functiehouder heeft een vakinhoudelijk leidinggevende.

Toegevoegde waarde

Resultaatindicatoren

Afhandeling reserveringen

Aangevraagde reserveringen zijn gecontroleerd en verwerkt in het systeem. Wensen van aanvragers (bijv. data/aantallen) zijn met hen doorgenomen en zij zijn geïnformeerd over (on)mogelijkheden. Mogelijkheden voor upsell zijn benut. Offertes zijn verstuurd en conform richtlijnen zijn eventuele kortingen verstrekt.

  • juist verwerkte aanvragen;
  • conform voorschriften (o.m. instructie, werkmethoden en presentatie);
  • mate van upselling;
  • tijdig informeren van aanvragers;
  • juist vastgelegde boekingen.

Opties en wijzigingen

Afgegeven opties zijn geregistreerd en de opvolging is bewaakt in de vorm van het opnemen van contact om opties definitief te maken en de behandeling van eventuele wijzigingen (annuleringen, overboekingen etc.)

  • tijdige opvolging opties;
  • juistheid verwerkte wijzigingen;
  • conform voorschriften (instructie, werkmethoden).

Rapportages

Periodiek en op verzoek zijn rapportages verstrekt met betrekking tot reserveringen, kameromzetten etc.

  • tijdigheid en volledigheid van gegevens/overzichten.

Bezwarende omstandigheden

  • Inspannende houding en eenzijdige belasting van oog- en rugspieren bij het werken met een computer/laptop of geautomatiseerd systeem.

Competentieprofiel

Flexibiliteit:

  • staat open voor veranderingen die anderen voorstellen;
  • schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden;
  • accepteert dat werk door anderen of omstandigheden wordt bepaald.

Gastgerichtheid:

  • is hoffelijk, voorkomend en welgemanierd naar anderen;
  • vermijdt uitspraken als ‘nee, dat kan niet’ of ‘het is druk’ zonder uitleg;
  • biedt ook ongevraagd extra service;
  • onderzoekt hoe gasten adequaat en optimaal te helpen.

Oog voor detail / Nauwgezet:

  • is grondig, controleert de eigen werkzaamheden;
  • is ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden;
  • werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.

Oplossingsgericht:

  • richt zich niet op problemen, maar op oplossingen;
  • is pragmatisch, kiest voor praktische en snelle oplossingen;
  • blijft niet lang dralen in het analyseren van het probleem.

Niveau-onderscheidende kenmerken

Functiegroep

4

5 (referentie)

6

Medewerker reserveringen I

Medewerker reserveringen II

Medewerker reserveringen III

Aard werkzaamheden

  • uitvoeren van administratieve en ondersteunende werkzaamheden.
  • toetsen en behandelen van reserveringen en opstellen offertes;
  • bewaken van opties.

Aanvullend:

  • coördineren van de voorbereiding van een geplaatste boeking en van de overdracht hiervan aan collega-afdelingen.

Vrijheidsgraden

  • uitvoeren van werkzaamheden volgens instructies van collega’s en/of volgens richtlijnen.
  • zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden, waarbij teruggevallen kan worden op (globale) richtlijnen.
  • idem als medewerker reserveringen II.

Klantcontact

  • niet van toepassing.
  • informeren van klanten en hen bewegen tot aanvullende producten/diensten.
  • (outbound) contact zoeken met nieuwe/bestaande relaties binnen een specifiek segment/accountgroep t.b.v. acquisitie/actieve verkoop.

Leidinggeven

  • niet van toepassing.
  • niet van toepassing.
  • aansturen van een groep medewerkers als 1e medewerker of supervisor.

Kennis en ervaring

  • mbo 2-3 werk- en denkniveau;
  • kennis van geautomatiseerde systemen;
  • kennis van interne procedures en werkmethoden.

Aanvullend:

  • mbo 3 werk- en denkniveau;
  • mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in ten minste één vreemde taal.

Aanvullend:

  • mbo 3-4 werk- en denkniveau;
  • kennis van operationeel leidinggeven.

Downloads

Om je eigen bedrijfsfunctie op te stellen, kun je het functiedocument downloaden als Microsoft Word- of Pdf-bestand. Het functiedocument omvat een omschrijving van de referentiefunctie en de niveau-onderscheidende kenmerken. In de Word-bestanden kun je de functie herschrijven zodat deze passend is voor je eigen organisatie.