Medewerker inkoop I

Medewerker inkoop I

Terug naar overzicht

De medewerker inkoop I is verantwoordelijk voor het operationele beheer en de bestelling/afroep van een afgebakend assortiment (± 1.000 tot 1.500) algemene gebruiks- en verbruiksartikelen. Zijn/haar ruimte voor onderhandelingen zijn gekaderd door de leidinggevende afgesloten (raam)contracten. Verder wordt hij/zij ingezet in de voorbereiding van inkoopcontracten (inventariseren aanbieders, opvragen offertes), het oplossen van leveringsproblemen en bewaking en optimalisatie van het artikelassortiment. Functiehouder heeft een vakinhoudelijk leidinggevende.

Toegevoegde waarde

Resultaatindicatoren

Beschikbaarheid gebruiks- en verbruiksartikelen en middelen

De beschikbaarheid van gebruiks- en verbruiksartikelen en middelen voor de uitvoering van onderhoud is geborgd door het inventariseren van benodigde voorraadaanvullingen en tijdig afroepen/bestellen daarvan bij vaste leveranciers. (Dreigende) verstoringen in de beschikbaarheid van materialen en middelen zijn tijdig geconstateerd en vertaald naar passende acties, alternatieven om beschikbaarheid te realiseren.

Indien nodig, binnen geldende contractuele kaders, inkopen van specifieke middelen (oriëntatie op mogelijke leveranciers, afstemmen en verstrekken opdracht en opvolgen van levering).

  • inzicht in behoeften van voorraadaanvullingen;
  • beschikbaarheid onderdelen, materialen en middelen;
  • eenduidige bestellingen richting vaste leverancier;
  • effectieve invulling inkoopproces voor specifieke zaken;
  • tijdige signalering van issues inzake beschikbaarheid en aangegeven alternatieve oplossingen. 

Inkoopondersteuning

Inkooptrajecten/-processen zijn optimaal ondersteund door onder meer het:

  • faciliteren van het inkoopproces in administratieve en organisatorische zin richting in- en extern betrokkenen;
  • opvragen van offertes, selecteren van leveranciers;
  • fungeren als aanspreekpunt voor in- en extern betrokkenen voor de afhandeling van issues; tijdig escaleren van issues naar inkopers of lijnverantwoordelijken;
  • oplossen van door de lijn gemelde structurele issues inzake de (geautomatiseerde) administratieve afhandeling van bestellingen, leveringen en facturen in het operationele inkoopproces.
  • tijdige informatievoorziening richting betrokkenen;
  • juiste en tijdige afhandeling van vragen en issues;
  • juiste toepassing van inkoopprocedures;
  • tevredenheid inkopers met geleverde ondersteuning.

Contractbeheer

De met leveranciers gemaakte contractuele afspraken en de daarbij geldende voorwaarden zijn vastgelegd en de naleving daarvan is gemonitord, waarbij de leverancier, het management en/of collega’s tijdig worden geïnformeerd over (dreigende) afwijkingen, zodat tijdig benodigde maatregelen kunnen worden genomen voor bijsturing (looptijd contracten, afwijkende voorwaarden, beschikbaarheid stukken bij KvK e.d.).

  • effectieve toepassing van de leveranciersmonitor;
  • tijdig inzicht in mogelijke issues en afwijkingen.

Informatiebeheer

Relevante informatie over (potentiële) leveranciers, marktontwikkelingen, productinnovaties e.d. worden proactief verzameld en beheerd in daarvoor bestemde informatiesystemen, maar ook vertaald naar relevante inzichten voor de leveranciers, het management en/of collega’s in het inkoopproces. 

  • beschikbaarheid en toegankelijkheid van relevante informatie.

Registratie en administratie

De aan de inkoop en voorraadbeheer relevante administratie is verzorgd, alsmede de daaraan gekoppelde controles (factuurafhandeling).

  • volledigheid, juistheid, tijdigheid van registraties, administraties;
  • geconstateerde onvolkomenheden op facturen;
  • actueel inzicht in voorraadniveaus.

Bezwarende omstandigheden

  • Niet van toepassing.

Competentieprofiel

Analytisch:

  • staat objectief en nuchter tegenover allerlei zaken;
  • heeft een scherp oordeelsvermogen;
  • onderscheidt hoofd- en bijzaken in aangereikte informatie;
  • redeneert logisch en consistent.

Besluitvaardig:

  • schuift beslissingen niet voor zich uit;
  • neemt beslissingen op basis van relevante informatie;
  • neemt beslissingen binnen het eigen taakgebied en motiveert deze.

Communiceren:

  • formuleert helder zodat de ander het begrijpt;
  • luistert goed en reageert op wat de ander zegt;
  • vraagt door als dat nodig is.

Prestatiegericht:

  • is ambitieus, probeert zichzelf steeds te overtreffen;
  • tast de grenzen van het eigen kunnen af;
  • haalt het beste uit zichzelf;
  • is pas tevreden als het doel/resultaat is bereikt.

Niveau-onderscheidende kenmerken

Functiegroep

7 (referentie)

8

Medewerker inkoop I

Medewerker inkoop II

Aard van de werkzaamheden

  • verzorgen van inkoop/afroepen voor producten/diensten, binnen de geldende kaders en procedures van het inkoopbeleid en -proces;
  • inrichten en beheren van de inkoopadministratie, het inkoopsysteem;
  • beheren van de inkoop­contracten en bewaken van termijnen;
  • opstellen van operationele rapportages voor diverse inkoopcategorieën;
  • zelfstandig optimaliseren van minimum- en maximum-voorraadniveaus.

Aanvullend:

  • actief samenwerken met de inkoper om te komen tot effectieve afspraken met leveranciers over de inkoop en de levering van artikelen, materialen en middelen en het afstemmen, bespreken van issues, performance e.d.;
  • zelfstandig voeren van onderhandelingen met leveranciers voor (een deel) van het assortiment op basis van toegekende budgetten en zelf afsluiten van contracten met deze leveranciers in termen van prijs, kwaliteit, levercondities etc.

Leidinggeven

  • niet van toepassing.
  • geeft vaktechnisch sturing aan een klein aantal (1 à 2) medewerkers binnen inkoop.

Kennis en ervaring

  • mbo 4 werk- en denkniveau;
  • inzicht in inkoopprocessen, procedures etc. binnen de organisatie;
  • inzicht in afnamepatronen en bijzondere omstandigheden aangaande goederenbewegingen;
  • kennis van gebruikte systemen en applicaties.

Aanvullend:

  • mbo 4/hbo werk- en denkniveau;
  • ervaring met het voeren van onderhandelingen, maken van prijsafspraken;
  • ervaring met functioneel aansturen van medewerkers.

Downloads

Om je eigen bedrijfsfunctie op te stellen, kun je het functiedocument downloaden als Microsoft Word- of Pdf-bestand. Het functiedocument omvat een omschrijving van de referentiefunctie en de niveau-onderscheidende kenmerken. In de Word-bestanden kun je de functie herschrijven zodat deze passend is voor je eigen organisatie.