Medewerker debiteurenadministratie II

Medewerker debiteurenadministratie II

Terug naar overzicht

De functie van medewerker debiteurenadministratie II komt vooral voor in het grotere hotel-/congres-bedrijf dat zich vooral ook richt op de zakelijke markt. De functie is gesitueerd in een relatief grote afdeling die de volledige financiële administratie verzorgt en waar het administratiewerk in verschillende functies is ondergebracht. De medewerker debiteurenadministratie II is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van de facturenstroom en inkomende geldstroom en de tijdige ontvangst van openstaande facturen en het uitzoeken en oplossen van verschillen op basis van klantvragen. Functiehouder heeft een vakinhoudelijke leidinggevende.

Toegevoegde waarde

Resultaatindicatoren

Verwerking facturen/betalingen

Facturen zijn tijdig en accuraat verwerkt en digitaal verzonden aan relaties, terwijl debiteureninformatie tijdig is bijgewerkt op basis van input van sales. Betalingen zijn zorgvuldig gecontroleerd en gematcht met facturen, afwijkingen zijn geïdentificeerd en opgelost in samenwerking met betrokken partijen. De afdeling Sales wordt geadviseerd over oplossingsrichtingen bij betalingsgerelateerde kwesties.

  • tijdige verwerking (geen achterstanden);
  • correcte verwerking deelbetalingen;
  • aantal afboekingen;
  • kwaliteit advies.

Debiteurenbeheer en incasso

Openstaande saldi zijn regelmatig gecontroleerd op achterstallige betalingen. De incassoprocedure is in gang gezet. Trends in betalingsgedrag van relaties zijn geanalyseerd waarbij bijzondere gevallen en niet-betalers zijn geïdentificeerd en opgepakt. Vervolgstappen worden afgestemd met het management.

  • tijdige actie op betaalachterstand (% belacties);
  • opvolging procedures;
  • adequate vastlegging van reden (klacht) niet/verlaat betalen.

Afhandeling van eerstelijns vragen inzake facturen

Eerstelijns vragen en bezwaren inzake facturen zijn afgehandeld en bij vermeende afwijkingen is afstemming gezocht met Sales. De voortgang van de (afhandeling van) lopende bezwaren is bewaakt.

  • tevredenheid klant m.b.t. wijze van benadering en doorlooptijd afwikkeling

Bezwarende omstandigheden

  • Inspannende houding en eenzijdige belasting van oog- en rugspieren bij het werken met een computer/laptop of geautomatiseerd systeem.

Competentieprofiel

Communiceren:

  • formuleert helder zodat de ander het begrijpt;
  • luistert goed en reageert op wat de ander zegt;
  • vraagt door als dat nodig is.

Oog voor detail / Nauwgezet:

  • is grondig, controleert de eigen werkzaamheden;
  • is ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden;
  • werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.

Stressbestendig:

  • blijft onder moeilijke omstandigheden of hoge werkdruk kalm/rustig;
  • herstelt snel na tegenslag of teleurstelling;
  • blijft ook onder druk doelgericht werken.

Zelfstandig:

  • heeft nauwelijks begeleiding nodig, weet wat hij wanneer en hoe moet doen;
  • lost de voorkomende dagelijkse problemen zelf op;
  • pakt zelf nieuwe werkzaamheden op.

Niveau-onderscheidende kenmerken

Functiegroep

5

6 (referentie)

7

Medewerker debiteurenadministratie I

Medewerker debiteurenadministratie II

Medewerker debiteurenadministratie III

Aard werkzaamheden

  • controle beperkt tot aanwezigheid van parafen, tenaamstelling e.d.;
  • uitzoeken van verschillen alleen op boekingsniveau, niet op klant- of contractniveau.
  • volledige controle en matching van facturen;
  • uitzoeken van verschillen ook op klant- of contractniveau.
  • volledige inhoudelijke controle van facturen en een grote variatie in betaalafspraken;
  • beoordelen kredietwaardigheid van klanten;
  • adviseren manager in geval van oninbare vorderingen en aanmaken en overdragen dossier aan incassobureau.

Contacten andere afdelingen

  • niet van toepassing.
  • afstemmen bij afwijkingen en verschillen, waarbij de afstemming weinig inhoudelijk is en er weinig variatie in betaalafspraken is.
  • inhoudelijk afstemmen met sales, reserveringen, frontoffice bij afwijkingen en verschillen, waarbij er een grote variatie in betaalafspraken is;
  • adviseren van sales t.a.v. met de klant te maken betaalafspraken;

Klantencontact

  • klantencontact beperkt tot schriftelijke procedures en telefonisch informeren van klanten.
  • afhandeling van eerstelijns vragen en bezwaren van klanten.
  • zelfstandig onderhouden van klantcontacten ten behoeve van en gedurende het minnelijke traject. 

Kennis en ervaring

  • mbo 3 werk- en denkniveau;
  • kennis en ervaring met office-applicaties;
  • basiskennis financiële administratie.
  • mbo 3-4 werk- en denkniveau;
  • kennis en ervaring met office-applicaties.
  • kennis financiële administratie.
  • mbo 4 werk- en denkniveau;
  • enige jaren relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
  • enige schriftelijke beheersing van Engels, Duits en/of Frans.

Downloads

Om je eigen bedrijfsfunctie op te stellen, kun je het functiedocument downloaden als Microsoft Word- of Pdf-bestand. Het functiedocument omvat een omschrijving van de referentiefunctie en de niveau-onderscheidende kenmerken. In de Word-bestanden kun je de functie herschrijven zodat deze passend is voor je eigen organisatie.