Manager Rooms Division II

Manager Rooms Division II

Terug naar overzicht

De manager rooms division II leidt de werkzaamheden in het hotel­gedeelte van het (middel)grote hotel/restaurantbedrijf (circa 200 kamers), via afdelingschefs. Onder het hotelgedeelte vallen o.m. de disciplines: frontoffice, facilitaire/ technische dienst, huishouding/linnenkamer, wellness centre etc. Hij/zij is verantwoordelijk voor de realisatie van (zelf opgestelde en door directie goedgekeurde) kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen voor de eigen afdelingen (40 tot 80 (parttime) medewerkers).  Functiehouder heeft een niet-vakinhoudelijk leidinggevende.

Toegevoegde waarde

Resultaatindicatoren

Planvorming

Aansluitend op de ondernemingsstrategie en rekening houdend met de in- en externe ontwikkelingen (inclusief HQ kaders en uitgangspunten) zijn afdelingsplannen inclusief conceptbegrotingen (omzetten, kosten) opgesteld en vastgesteld met betrokkenheid en draagvlak bij management.

  • kwaliteit van onderbouwing;
  • aansluitend op strategische doelen;
  • draagvlak/acceptatie bij het management;
  • conform HACCP en arbo-richtlijnen.

Realisatie doelen

De resultaten van de afdelingen zijn gerealiseerd; bij (dreigende) afwijkingen is tijdig besloten over de noodzakelijke bijsturing al dan niet via inzet van tussen-leidinggevenden. Er is toezien op de naleving van de voorschriften op het gebied van veiligheid, arbo, HACCP en werk- en presentatiemethoden (huisstijl), gastgerichte dienstverlening.

  • realisatie afdelingsdoelen;
  • gasttevredenheid;
  • presentatie conform huisstijl;
  • tijdigheid en effectiviteit van bijsturing.

Inkoop diensten en artikelen

De inkoop van facilitaire diensten (zoals technisch onderhoud, terreinbeheer, schoonmaak en afvalverwerking) is gerealiseerd alsook de inkoop van benodigde artikelen (gasten-supplies, attenties, technische materialen e.d.). Hiertoe zijn offertes opgevraagd en (prijs)afspraken gemaakt met leveranciers. 

  • in lijn met inkoopbeleid, inkoopkaders;
  • aantal directe bestellingen bij leveranciers;
  • afstemming t.b.v. prijsafspraken, leveringscondities.

Randvoorwaarden en risicobeheersing

De afdeling beschikt over de noodzakelijke randvoorwaarden (processen, procedures, systemen, middelen etc.) voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering, alsook maatregelen voor het beheersen van risico’s.

  • beschikbaarheid randvoorwaarden;
  • eenduidige afspraken en effectieve samenwerking intern voor beschikbaarheid randvoorwaarden;
  • tijdige en effectieve interventies bij (structurele) issues.

Verbetervoorstellen en optimalisatie

Structurele knelpunten zijn gesignaleerd en werkprocessen en procedures zijn geëvalueerd. Advies t.a.v. optimalisaties is gegeven en verbetervoorstellen zijn gedaan. Na goedkeuring zijn verbeteringen/aanpassingen geïmplementeerd.

  • tijdigheid opgepakte knelpunten;
  • juiste inschatting prioriteiten;
  • efficiënte/effectieve werkprocessen. 

Personeelsmanagement

De afdeling beschikt over een bezetting met de juiste kwaliteit en kwantiteit, ook op langere termijn, waarmee de toegevoegde waarde van de afdeling wordt gerealiseerd. De resultaatbijdragen, ontwikkeling, betrokkenheid en motivatie van medewerkers zijn effectief aangestuurd.

  • aansluiting op bedrijfsplan;
  • beschikbaarheid vereiste competenties;
  • flexibiliteit inzetbaarheid;
  • realisatie doelstellingen HR-beleid.

Rapportage en verantwoording

De resultaten van de afdelingen zijn periodiek gerapporteerd, waarbij inzicht is gegeven in ontwikkelingen, bijzonderheden en afwijkingen t.a.v. doelen, normen en budgetten, ook als input voor bijsturing en evaluatie.  

  • tijdige beschikbaarheid rapportages;
  • inzicht in resultaten en (oorzaak van) afwijkingen;
  • basis t.bv. bijsturing en evaluatie. 

Bezwarende omstandigheden

  • Niet van toepassing.

Competentieprofiel

Besluitvaardig:

  • schuift beslissingen niet voor zich uit;
  • neemt beslissingen op basis van relevante informatie;
  • neemt beslissingen binnen het eigen taakgebied en motiveert deze.

Gastgerichtheid:

  • is hoffelijk, voorkomend en welgemanierd naar anderen;
  • vermijdt uitspraken als ‘nee, dat kan niet’ of ‘het is druk’ zonder uitleg;
  • biedt ook ongevraagd extra service;
  • onderzoekt hoe gasten adequaat en optimaal te helpen.

Leiderschap tonen:

  • geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteit of ontwikkeling(noodzaak);
  • weet wanneer anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen;
  • geeft zonder aarzeling de eigen mening en onderbouwt deze met feiten en argumenten.

Oplossingsgericht:

  • richt zich niet op problemen, maar op oplossingen;
  • is pragmatisch, kiest voor praktische en snelle oplossingen;
  • blijft niet lang dralen in het analyseren van het probleem.

Plannen en organiseren:

  • bakent zaken af in benodigde tijd, middelen en mensen;
  • voorziet knelpunten en neemt actie;
  • schept randvoorwaarden om zaken gedaan te krijgen.

Niveau-onderscheidende kenmerken

Functiegroep

8

9 (referentie)

10

Manager Rooms Division I

Manager Rooms Division II

Manager Rooms Division III

Aard werkzaamheden

  • hiërarchisch aansturen van of een hotelgedeelte of de frontoffice;
  • aansturen van de werkzaamheden van de toegewezen afdelingen/ teams, waarbij de focus ligt op het beheren en continueren van het bestaande;
  • leveren van input voor de uitwerking van afde­lings‑/teamplannen;
  • leveren van input voor optimalisatie en verbetering o.b.v. inzicht in de processen en/of behoeften van de afdelingen/teams.
  • hiërarchisch aansturen van diverse hotelgedeeltes;
  • opstellen van diverse operationele/ tactische afdelingsplannen in lijn met ondernemingsstrategie, ‑doelstellingen;
  • verantwoordelijk voor bewaking van gastheerschap, kwaliteit serviceverlening, afhandeling van (complexe) klachten;
  • optimaliseren van bestaande werkprocessen en procedures;
  • zorgdragen voor de beschikbaarheid van middelen en apparatuur, o.m. door laten onderhouden en bestellen van vervangings­apparatuur;
  • fungeren als aanspreekpunt in het overleg met andere afdelingen en daarbij verzorgen van de noodzakelijke afstemming van processen en knelpunten.

Aanvullend:

  • de functionaris is de eerste vervanger van de bedrijfsleider/hotelmanager bij diens afwezigheid.

Typering organisatie

  • het betreft een hotel met een beperkt aantal hotelkamers;
  • de housekeeping-activiteiten, inclusief de operationele coördinatie, zijn uitbesteed. 
  • het hotel kent een gemiddeld aantal hotelkamers (ca. 200 kamers);
  • de marktpositionering van het hotel is als ‘gemiddeld’ te typeren, er worden standaard kwaliteitseisen gesteld aan de verschillende front office- en housekeepingprocessen.
  • het hotel kent een aanzienlijk groot aantal kamers (> 250 kamers);
  • de marktpositionering van het hotel en daarmee het type gasten en de aard van de dienst­verlening naar de gasten geven een andere dimensie en kwaliteitseis aan de front office- en housekeepingprocessen;
  • frontoffice kent een dynamiek waarbij er sprake is van een actief ‘inspelen op de specifieke individuele’ behoeftes van de gast, zowel vanuit oogpunt van bestendigen van de relatie (blik op volgende bezoek) als door het verblijfpatroon van de gast;
  • de kwaliteitstandaard van het hotel legt niet alleen een extra druk op de intensiteit van de schoonmaak, maar leidt ook tot een groter en meer divers aantal extra bewerkingen.

Leidinggeven

  • de afdeling kent een beperkte omvang qua personeelsbezetting (<40 parttime)medewerkers);
  • afdeling/teams kenmerken zich door relatief homogene werkzaamheden en daarmee een beperkte verscheidenheid aan functies en processen.
  • de afdelingen kennen een gemiddelde omvang qua personeelsbezetting (40-80 (parttime) medewerkers);
  • afdelingen/teams kenmerken zich door heterogene werkzaamheden en daarmee een verscheidenheid aan functies en processen.

Aanvullend:

  • de afdelingen kennen een aanzienlijk grote personeelsbezetting (> 80 parttime)medewerkers).

Kennis en ervaring

  • mbo 4/hbo werk- en denkniveau;
  • kennis van bedrijfsspecifieke voorschriften, regelingen en procedures;
  • ervaring met leidinggeven. 

Aanvullend:

  • hbo werk- en denkniveau
  • ervaring met het opstellen van tactische afdelingsplannen;
  • communicatief vaardig in ten minste 1 vreemde taal;
  • kennis van de specifieke aandachts-gebieden, producten en middelen en trends en ontwikkelingen in de markt.

Aanvullend:

  • hbo/wo werk- en denkniveau
  • ervaring met leidinggeven aan grote groepen medewerkers;
  • kennis van en ervaring met (het aansturen van) dienstverlening binnen het luxe segment.

Downloads

Om je eigen bedrijfsfunctie op te stellen, kun je het functiedocument downloaden als Microsoft Word- of Pdf-bestand. Het functiedocument omvat een omschrijving van de referentiefunctie en de niveau-onderscheidende kenmerken. In de Word-bestanden kun je de functie herschrijven zodat deze passend is voor je eigen organisatie.