Hoofd administratie II

Hoofd administratie II

Terug naar overzicht

De functie van hoofd administratie II komt vooral voor in het grotere horecabedrijf, met een relatief grote afdeling die de volledige financiële administratie verzorgt en waar het administratief werk in verschillende functies is ondergebracht. Het hoofd administratie II geeft, als hiërarchisch leidinggevende van de afdeling (8 tot 10 (parttime) medewerkers), invulling en uitvoering aan de gehele planning- en control-cyclus (begroting, managementinformatie, verantwoor­dingsrapportages, optimalisatie AO/IC e.d.) en is verantwoordelijk voor het realiseren van een betrouwbare en waarheidsgetrouwe financiële administratie en verslaglegging, volgens de interne richtlijnen en wettelijke vereisten. Functiehouder heeft een niet-vakinhoudelijke leidinggevende.

Toegevoegde waarde

Resultaatindicatoren

Aansturen en monitoring administratie

De processen en uitvoering van de administratie zijn aangestuurd en gemonitord op voortgang en kwaliteit. Om dit te waarborgen zijn prioriteiten gesteld, zich voordoende problemen opgelost en veranderende wet- en regelgeving geïmplementeerd in administratieve voorschriften.

  • tijdige oplevering;
  • juistheid en logica van cijfers;
  • volledigheid, juistheid specificaties en toelichtingen;
  • conform voorschriften (wet, company);
  • omvang werkachterstand.

Rapportage en verantwoording

De (geconsolideerde) balans en de V&W zijn opgesteld en gecontroleerd op juiste verwerking van mutaties binnen het tijdvak, juiste doorbelasting van kosten, aansluiting activa, banksaldi e.d. Correcties zijn uitgevoerd. Periodiek is gerapporteerd naar holding en (centrale) directie waardoor inzicht ontstaat in cijfers en afwijkingen t.o.v. budgetten en prognoses. De externe accountant is begeleid en stukken zijn toegelicht en uitgelegd.

  • (afwezigheid van) fouten in cijfers;
  • (optimale) verklaring afwijkingen en trends;
  • tijdige aanlevering;
  • akkoord externe accountant.

Planning & control

De begroting is tijdig opgesteld waarbij budgethouders zijn gecoördineerd en begeleid en uitgangspunten zijn getoetst op haalbaarheid en onderlinge consistentie. Financiële consequenties zijn doorgerekend met de financiële positie van het bedrijf(sonderdeel) als uitgangspunt. In het lopende jaar zijn (ongewenste) ontwikkelingen of afwijkingen gesignaleerd en besproken. Financiële en bedrijfseconomische rapportages en overzichten zijn opgesteld, waarbij cijfers zijn toegelicht, afwijkingen t.o.v. begroting zijn verklaard naar (centrale) directie.  

  • conform jaarplanning;
  • verdedigbaarheid van de cijfers;
  • volledigheid aangeleverde stukken;
  • kwaliteit van de toelichtingen.

Personeelsbeheer           

De personeelsplanning is vertaald naar een werkrooster waarbij is gekeken naar effectieve en efficiënte inzet van medewerkers. Nieuwe medewerkers zijn begeleid en ingewerkt en er is een actieve bijdrage geleverd aan het proces t.a.v. werving en selectie van nieuwe medewerkers, het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken.      

  • optimale capaciteitsinzet medewerkers;
  • beschikbaarheid (kwaliteit/ kwantiteit) personeel;
  • motivatie/inzet personeel.

Optimalisatie administratieve bedrijfsvoering

Procedures, werkmethoden en geautomatiseerde systemen zijn ondersteunend aan de bedrijfsvoering. Vanuit beleidsbesluiten en de feitelijke performance van de afdeling zijn verbetervoorstellen inclusief benodigde budgetten en consequenties van keuzes voor de hele organisatie uitgewerkt. Verbeteringen zijn uitgevoerd c.q. geïmplementeerd.

  • 100% sluitende bevoegdheden;
  • naleving procedures door de lijn;
  • kosten uitvoering administratie.

Bezwarende omstandigheden

  • Inspannende houding en eenzijdige belasting van oog- en rugspieren bij het werken met een computer/laptop of geautomatiseerd systeem.

Competentieprofiel

Analytisch:

  • staat objectief en nuchter tegenover allerlei zaken;
  • heeft een scherp oordeelsvermogen;
  • onderscheidt hoofd- en bijzaken in aangereikte informatie;
  • redeneert logisch en consistent.

Betrouwbaar / Integer:

  • gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
  • komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt;
  • heeft de moed achter zijn daden te staan.

Leiderschap tonen:

  • geeft medewerkers taken passend bij hun kwaliteit of ontwikkeling(snoodzaak);
  • weet wanneer anderen benaderd moeten worden om draagvlak te krijgen;
  • geeft zonder aarzeling de eigen mening en onderbouwt deze met feiten en argumenten.

Overtuigingskracht:

  • speelt met manieren/argumenten om anderen voor zich te winnen;
  • straalt enthousiasme en overtuiging uit voor de eigen ideeën;
  • is zelfbewust en stellig in zijn optreden.

Plannen en organiseren:

  • bakent zaken af in benodigde tijd, middelen en mensen;
  • voorziet knelpunten en neemt actie;
  • schept randvoorwaarden om zaken gedaan te krijgen.

Niveau-onderscheidende kenmerken

Functiegroep

9

10 (referentie)

11

Hoofd administratie I

Hoofd administratie II

Hoofd administratie III

Diversificatie van de organisatie

  • groot zelfstandig horecabedrijf met hotel, restuarant en/of conferentiefaciliteiten.
  • groot zelfstandig horecabedrijf met hotel, restaurant en conferentiefaciliteiten, bestaande uit meerdere vestigingen die apart aandacht nodig hebben en als afzonderlijke entiteiten in de administratie zijn opgenomen.
  • onderdeel van een internationale keten.

Omvang/diversiteit afdeling

  • 5 tot 8 (parttime) medewerkers.
  • 8 tot 10 (parttime) medewerkers.
  • 10 tot 15 (parttime) medewerkers.

Aard adviesrol

Samenwerkend:

  • leveren van (ad hoc-)informatie gericht op het doorrekenen van alternatieven in het kader van de financiële planning (budgettering, begroting);
  • algemene analyse van resultaten.

Adviserend/sparrend:

  • sparren op (tactisch niveau) met directie en management (locatie, F&B manager, rooms division e.d.) in het kader van de financiële planning (budgetten, afzetprognoses e.d.) en de verklaring van de operationele resultaten;
  • analyse van toekomstscenario’s en resultaten op vestigings- en corporate-niveau. 

Aanvullend:

  • waarbij de internationale setting complicerend werkt door verschil in financieel denkkader.

Complexiteit administratie

  • directie/management stuurt op algemene cijfers;
  • overzichtelijke inrichting administratie en rekeningenschema.
  • directie/management stuurt op details, waardoor diepgaande analyses nodig zijn;
  • complexe administratie met een zeer uitgebreid rekeningenschema om aan de informatiebehoeften te kunnen voldoen. 

Aanvullend:

  • verzwaarde complexiteit doordat rapportage-eisen vanuit internationaal hoofdkantoor afwijken van de lokale behoeften.

Inrichting administratieve organisatie

Actueel houden:

  • gericht op het aanpassen van richtlijnen en procedures;
  • inhoudelijke zaken (afschrijvingsgrondslagen, wetten en regelgeving e.d.) in samenspraak met externe accountant.

Adviserend:

  • gericht op het ontwikkelen en in stand houden van systemen en procedures;
  • adviserend t.a.v vaststelling normen-, waarderings- en afschrijvingsgrondslagen vanuit accountancy-standaards;
  • accountant heeft toetsende rol.

Aanvullend:

  • adviserend t.a.v. vaststelling normen-, waarderings- en afschrijvingsgronslagen vanuit perspectief van financiële planning en strategie.

Kennis en ervaring

  • hbo werk- en denkniveau;
  • kennis van de principes, methoden en technieken van de bedrijfsadministratie in een grote, zelfstandige horecaonderneming. 
  • hbo/wo werk- en denkniveau;
  • kennis van de principes, methoden en technieken van de bedrijfsadministratie in een (inter)nationaal opererende onderneming en de accounting-regels;
  • beheersing van de gangbare kantoorapplicaties en ERP-systemen.
  • wo werk- en denkniveau;
  • kennis van en ervaring met de principes, methoden en technieken van de bedrijfsadministratie in een grote onderneming die onderdeel is van een internationale keten.

Downloads

Om je eigen bedrijfsfunctie op te stellen, kun je het functiedocument downloaden als Microsoft Word- of Pdf-bestand. Het functiedocument omvat een omschrijving van de referentiefunctie en de niveau-onderscheidende kenmerken. In de Word-bestanden kun je de functie herschrijven zodat deze passend is voor je eigen organisatie.