Administrateur II

Administrateur II

Terug naar overzicht

De functie van administrateur II komt vooral voor in het middelgrote en kleinere horecabedrijf (al of niet onderdeel van een keten), waar de administratie door één of enkele personen wordt uitgevoerd en de administrateur als allround financieel medewerker (inclusief functionele aansturing van 1 tot 2 (parttime) medewerkers) inzetbaar is. De administrateur II is verantwoordelijk voor de verzorging van de gehele administratie (inclusief de salarisadministratie) en de voorbereiding van de periode- en jaarverslaglegging. Opstellen van de jaarrekening wordt intern (hoofdkantoor) of extern (accountant) uitbesteed. Functiehouder heeft een vakinhoudelijke leidinggevende.

Toegevoegde waarde

Resultaatindicatoren

(Financiële en salaris)administratie

Door het verwerken van financiële gegevens is uitvoering gegeven aan de financiële administratie, alsmede aan de uit de diverse subadministraties voortvloeiende activiteiten in het kader van crediteuren‑, debiteuren-, voorraadbeheer, salarisverwerking en inhoudingen, afdrachten, de activa-administratie e.d.

  • tijdige, juiste en volledige administratie, geen verschillen;
  • conform procedures, juiste toepassing (fiscale) regelingen;
  • aard, omvang aanwijzingen accountant;
  • omvang werkachterstand.

(Voorbereiding) periode- en jaarafsluiting

Met de periodieke afsluiting zijn onvolkomenheden in de financiële administratie hersteld en aanvullende boekingen verzorgd, zodat op basis daarvan periodieke managementinformatie beschikbaar is met inzicht in de financiële resultaten en verschillen t.o.v. begroting, budgetten, inclusief toelichtingen. Aan de externe accountant is toelichting en uitleg gegeven. De stukken zijn toegelicht en uitgelegd aan de externe accountant t.b.v. de jaarlijkse controles.

  • tijdige, juiste afsluitingen, geen verschillen;
  • managementinformatie aansluitend op behoeften;
  • inzicht in oorzaak van (dreigende) afwijkingen, basis voor bijsturing;
  • geaccordeerde jaarstukken door accountant.

Operationeel beheer financiële middelen

Te betalen facturen en uitstaande vorderingen zijn bewaakt en opgevolgd en daaruit voortvloeiende activiteiten zijn volgens vastgestelde procedures afgehandeld t.b.v. het realiseren van voldoende liquide middelen.

Bijzonderheden zijn aan leidinggevende gerapporteerd en voorstellen t.a.v. aanpassing betaaltermijnen zijn gedaan.

  • aantal debiteurendagen;
  • efficiency betaalgedrag:
  • aantal crediteurendagen;
  • aantal aanmaningen.

In- en externe informatie-uitwisseling

Medewerkers zijn voorzien van informatie en antwoorden over salarisberekeningen, inhoudingen etc. Aan (wettelijke) instanties is de benodigde informatie aangeleverd. Klachten en input van klanten n.a.v. incassotrajecten zijn in behandeling genomen, voorstellen zijn gedaan voor de financiële afwikkeling en er is zorggedragen voor uitvoering en voor terugkoppeling naar klanten.

  • tevredenheid ontvangers informatie.

Bezwarende omstandigheden

  • Inspannende houding en eenzijdige belasting van oog- en rugspieren bij het werken met een computer/laptop of geautomatiseerd systeem.

Competentieprofiel

Analytisch:

  • staat objectief en nuchter tegenover allerlei zaken;
  • heeft een scherp oordeelsvermogen;
  • onderscheidt hoofd- en bijzaken in aangereikte informatie;
  • redeneert logisch en consistent.

Betrokkenheid:

  • is trots op zijn bedrijf en de eigen bijdragen daarin;
  • spreekt positief over zijn bedrijf;
  • voelt zich prettig bij de waarden en normen van het bedrijf.

Betrouwbaar / Integer:

  • gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
  • komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt;
  • heeft de moed achter zijn daden te staan.

Initiatief nemen:

  • begint uit zichzelf, wacht niet af;
  • heeft vertrouwen in eigen kunnen en kwaliteit;
  • kijkt in het eigen werk vooruit en komt in actie als dat nodig is;
  • ziet wanneer zaken (ook buiten het eigen werk) blijven liggen en pakt ze op als dat kan.

Zelfstandig:

  • heeft nauwelijks begeleiding nodig, weet wat hij wanneer en hoe moet doen;
  • lost de voorkomende dagelijkse problemen zelf op;
  • pakt zelf nieuwe werkzaamheden op.

Niveau-onderscheidende kenmerken

Functiegroep

7

8 (referentie)

9

Administrateur I

Administrateur II

Administrateur III

Vrijheidsgraden

  • alleen werkend administrateur;
  • heeft een vakinhoudelijk leidinggevende of een extern accountant(kantoor) die de vinger aan de pols houdt;
  • jaarrekening maakt de accountant of vakinhoudelijk leidinggevende.
  • meewerkend administrateur; afdeling heeft een omvang van 1 tot 2 (parttime) medewerkers;
  • heeft een vakinhoudelijk leidinggevende of een extern accountant(kantoor), die van afstand stuurt/coördineert;
  • bereidt afsluiting periodes (incl. jaarwerk) volledig zelfstandig voor.
  • stuurt een afdeling aan van 2-3 (parttime) medewerkers;
  • in het grote internationale bedrijf bevindt vakinhoudelijk leidinggevende zich op afstand (hoofdkantoor). Deze heeft controlerende rol;
  • bereidt afsluiting periodes (incl. jaarwerk) volledig zelfstandig voor.

Aard adviesrol

  • toelichten financiële gevens.
  • verklaren van financiële gegevens en benoemen van waargenomen trends;
  • beperkt vooruit kijken, extrapoleren van trends rekening houdend met prognoses van directie/management.
  • informatie-uitwisseling met (bedrijfs)management om te komen tot verklaringen van afwijkingen t.o.v. budgetten en doelstellingen;
  • benoemen toekomstplaatje in overleg met directie/management en vertalen naar financiële prognoses.

Bijdrage inrichting administratie

  • niet van toepassing.
  • gericht op verbeteren van verwerkingsprocessen.
  • gericht op verbeteren van verwerkingssystemen en aansluiting op informatiebehoeften (lokale) management.

Rapportages

  • standaard overzichten, waarbij vorm en inhoud vaststaan.
  • standaard en ad hoc-overzichten, vereist het verzamelen, genereren en bewerken van basisinformatie vanuit diverse systemen/bronnen.
  • managementinformatie (financieel en bedrijfs­economisch) die dient als basis voor de besluit­vorming en beleidsevaluatie vereist een inzicht in de diverse bedrijfsprocessen.

Diepgang controles/analyses

  • controle op plausibiliteit aangeleverde gegevens (omzet-/kostencijfers, dagrapporten e.d.);
  • signaleren van afwijkingen, oorzaak van afwijking wordt opgevraagd.
  • controle op juistheid gegevens, correcte verwerking en aansluiting op budgetten;
  • verklaren van verschillen vanuit de cijfers.

Aanvullend:

  • verklaren van verschillen vanuit perspectief van zowel interne klant/gebruiker als de harde cijfers.

Typering werkzaamheden

  • uitvoering dagelijkse werkzaamheden volgens vastomlijnde procedures;
  • verzorgen sub-administraties (debiteuren, crediteuren e.d.) inclusief bijbehorende contacten met klanten/leveranciers n.a.v. aanmaningen.
  • uitvoering dagelijkse werkzaamheden;
  • voeren van de volledige financiële administratie vanaf verwerking in de (sub)administraties t/m periodieke afsluiting.

Aanvullend:

  • sparringpartner van het management.

Kennis en ervaring

  • mbo 4 werk- en denkniveau;
  • kennis van financiële software-pakketten en Office-applicaties;
  • inzicht in financiële gegevens.
  • mbo 4/hbo werk- en denkniveau;
  • kennis van geautomatiseerde gegevensverwerking (financiële pakketten).

Aanvullend:

  • hbo werk- en denkniveau
  • Inzicht in verklaren van financiële gegevens en waargenomen trends.

Downloads

Om je eigen bedrijfsfunctie op te stellen, kun je het functiedocument downloaden als Microsoft Word- of Pdf-bestand. Het functiedocument omvat een omschrijving van de referentiefunctie en de niveau-onderscheidende kenmerken. In de Word-bestanden kun je de functie herschrijven zodat deze passend is voor je eigen organisatie.